Sukces każdego wydarzenia to efekt współpracy agencji z wieloma podwykonawcami i artystami. Większość agencji w niektórych obszarach ma już stałych podwykonawców, ale czasami potrzebują tz. świeżej krwi i szukają nowych rozwiązań. Jakich więc błędów uniknąć, aby zostać ich stałym partnerem? Poniżej przedstawiam błędy i rozwiązania, z jakimi najczęściej spotykałem się podczas pracy jako event manager.
Czego dowiesz się z tego artykułu?
Jakich błędów uniknąć podczas tworzenia oferty?
Jak odpowiadać na zapytania ofertowe?
Jak wygląda współpraca z "drugiej strony"?
Jakie współpracować z agencją?
Dlaczego terminowość jest ważna?
Jak nie zawieść oczekiwań klientów?
Źle skonstruowana oferta
Oferta jest niezwykle ważnym elementem w biznesie. To pierwszy kontakt z potencjalnym klientem, który decyduje, czy chce dowiedzieć się więcej o naszej działalności. Jako event manager często spotykałem się z podstawowymi błędami, które od razu przekreślały daną firmę.
Dobrą praktyką jest kontakt telefoniczny zaraz po otrzymaniu zapytania. Sprawnie poprowadzona rozmowa może stanowić klucz do podpisania umowy. Dopytaj w rozmowie o szczegóły imprezy i podaj termin, do kiedy jesteś w stanie przesłać wiadomość z wyceną. Bezpośredni kontakt z agencją stanowi podstawę do zbudowania relacji biznesowej.
Niejasność oferty i ściana tekstu
Jednym z najczęstszych problemów jest niejasność oferty. Często jest konstruowana w sposób chaotyczny i zawiera w sobie zdecydowanie zbyt dużo tekstu, który nie jest podzielony. Taki sposób przygotowania dokumentu skutecznie zniechęca do zapoznania się z ofertą. Często firmy przekazują zbyt dużo informacji, które mogą przytłoczyć i wygenerować niepotrzebne pytania i wątpliwości.
W ofercie przedstaw najważniejsze informacje w sposób zwięzły i przystępny. Unikaj wielkich bloków tekstu, podziel go na czytelne sekcje i wybolduj ważne fragmenty. Używaj nagłówków i akapitów, aby ułatwić czytanie i odnalezienie informacji. Listy z punktami są mile widziane.
Brak zdjęć
Oferta oparta tylko na tekście jest mało atrakcyjna. Brak zdjęć produktów i usług może spowodować problem z wyobrażeniem sobie przez klienta tego, co sprzedajesz. Warto pamiętać, że agencja pośredniczy w sprzedaży Twoich usług. Dlatego im bardziej ułatwisz im sprzedaż, tym większa jest szansa na Twój sukces.
Postaraj się uzupełnić ofertę odpowiednimi ilustracjami i zdjęciami. Pokaż, co oferujesz oraz jak to wygląda praktycznie na wydarzeniu. Estetyczne i wysokiej jakości zdjęcia mogą znacznie zwiększyć atrakcyjność oferty. Spotkałem się kiedyś ze świetnym rozwiązaniem jednej firmy, która wysłała nam link do swojego dysku, na którym znajdowało się mnóstwo zdjęć z realizacji. Dzięki temu w bardzo łatwy sposób mogłem przedstawić te atrakcje klientowi.
Wątpliwa estetyka
Często oferta wygląda chaotycznie i nieestetycznie. Brak spójności w układzie, nieczytelny tekst czy zbyt duże nagłówki mogą sprawić, że oferta wydaje się mało profesjonalna. Niedopilnowanie takiego aspektu powoduje, że oferta nie buduje zaufania i wzbudza negatywne uczucia.
Jeżeli zależy Ci na skuteczności Twojej oferty, to zadbaj o estetykę. Pamiętaj o podstawowych zasadach projektowania graficznego. Zadbaj o dobór i spójność kolorów, czytelność tekstu oraz o przemyślany układ treści. Warto skorzystać z pomocy grafika lub z profesjonalnych szablonów, które zadbają o wygląd dokumentu.
Niewystarczająca elastyczność
Współpracując z agencją, podwykonawcy często muszą dostosować się do zmiennych warunków i oczekiwań klienta. Event jest żywym organizmem, więc często pojawiają się jakieś nieprzewidziane sytuacje. Nawet w perfekcyjnym planie może pójść coś nie tak w czasie produkcji. Dlatego warto być przygotowanym na zmiany w ostatniej chwili. Szybka reakcja i dodatkowy sprzęt mogą być bardzo przydatne. Jeżeli pojawi się już taka sytuacja, to staraj się współpracować z event managerem. Generowanie dodatkowych problemów i brak elastyczności oraz chęci do pokonania przeszkód, mogą spowodować klęskę eventu oraz niezadowolenie klienta i uczestników.
Oczywiście nie chodzi tutaj o branie całej odpowiedzialności i rażącego przekraczania zakresu współpracy. Natomiast w takim przypadku warto reagować elastycznie na pojawiające się sytuacje i starać się być świetnym partnerem do współpracy. Dodatkowo proaktywne podejście i kreatywne pomysły mogą podnieść wartość usługi i zagwarantować długoletnią współpracę.
Brak terminowości i niedostosowanie się do harmonogramu
Często agencje muszą walczyć z czasem. Najpierw na etapie samej koncepcji, a później w kolejnych etapach produkcji eventu. Jeżeli zadeklarowałeś się, że prześlesz wycenę w danym terminie, to postaraj się go przestrzegać. Przesłanie oferty zbyt późno może spowodować przekreślenie możliwości współpracy. Postaraj się wysłać ją nawet wcześniej niż zakładany termin. Dzięki temu pozytywnie zaskoczysz swojego przyszłego klienta.
Podczas przebiegu niektórych eventów również jest walka z czasem. Zwłaszcza jeżeli chodzi o eventy online. Dlatego w takich przypadkach postaraj się być perfekcjonistą. Pamiętaj, że agencja musi skoordynować kilku podwykonawców z różnych obszarów i w trakcie montażu z każdego zwykłego opóźnienia może wynikać coraz większe opóźnienie.
Brak terminowości w realizacji zadań może poważnie zakłócić harmonogram całego eventu. Opóźnienia mogą prowadzić do konieczności wprowadzania pilnych zmian, co z kolei generuje dodatkowe koszty i stres zarówno dla agencji, jak i podwykonawcy. Dlatego warto mieć na uwadze ustalony harmonogram i dążyć do jego konsekwentnego przestrzegania.
Brak doradztwa
Nikt nie jest ekspertem w każdej dziedzinie i nie powinieneś oczekiwać, że agencja w 100% rozumie Twój obszar działalności. Dla dobra obu stron warto dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem. Świetny podwykonawca będzie też potrafił wyrazić swoje zdanie, jeśli uważa, że zaproponowane przez agencję rozwiązanie może być niepraktyczne lub wymaga poprawek. Ważne jest, aby działać jako zespół, wzajemnie się słuchać i wspólnie dążyć do osiągnięcia najlepszych rezultatów. Takie wsparcie może zagwarantować kolejne zlecenia na eventy w przyszłości.
Niedostateczna jakość usługi
Już na etapie ofertowania przekaż dokładne informacje dotyczące przedmiotu Twojej działalności. Dodaj zdjęcia, opisy, przedstaw warunki współpracy i Twoje wymagania wobec agencji. Oczywiście w ofercie korzystaj tylko ze swoich autorskich zdjęć. To pozwoli Ci uniknąć błędnego wyobrażenia o Twojej usłudze i późniejszych niedomówień.
Dostarczenie niedopracowanej lub niskiej jakości usługi przez podwykonawcę może wpłynąć negatywnie na reputację zarówno agencji eventowej, jak i samego podwykonawcy. Ważne jest, aby wszystko dostarczyć zgodnie z oczekiwaniami klienta.
Podsumowanie
Współpraca z agencjami eventowymi może być kluczowym elementem sukcesu dla podwykonawców w branży eventowej. Unikaj takich błędów, jak: źle przygotowana oferta, niejasna komunikacja, nieprzestrzeganie terminów i harmonogramu, brak elastyczności i profesjonalizmu. To pozwoli Ci na osiągnięcie większych sukcesów, stałych zleceń i najważniejszego – zadowolenia klientów. Dlatego warto inwestować w rozwijanie umiejętności: tworzenia ofert, planowania, improwizacji i dbałości o szczegóły. Dzięki temu Twoje działania będą na najwyższym poziomie.
