Jak zadbać o doświadczenie klientów w branży eventowej?

Organizacja wydarzeń to sztuka dostarczania niezapomnianych przeżyć uczestnikom, ale nie można zapominać o wcześniejszym etapie, jakim jest współpraca z klientem. Tutaj również możemy, a nawet powinniśmy zadbać o doświadczenie klienta.

Dlaczego warto na tym się skupić? Oto kilka kluczowych zalet:

• budowanie lojalności klientów

• pozytywne opinie i rekomendacje

• zwiększenie przychodów

• redukcja kosztów

• przewaga nad konkurencją

• długoterminowe korzyści

Od czego zacząć pracę nad doświadczeniem klienta z branży eventowej?

Powyższe zalety brzmi dobrze, prawda? Zatem, od czego zacząć? Zacznij od prześledzenia całej drogi, jaką klient pokonuje podczas współpracy z Tobą. Pierwszym krokiem jest dokładne zrozumienie, jakie etapy obejmuje proces współpracy z Twoją firmą, od pierwszego kontaktu aż po zakończenie współpracy.

Na każdym z tych etapów możesz wprowadzić usprawnienia, które sprawią, że klient będzie czuł się wyjątkowo i chętnie wróci do Ciebie w przyszłości. Pomyśl o wszystkich punktach styku z klientem: od pierwszej rozmowy telefonicznej, przez wymianę maili, aż po osobiste spotkania i realizację projektu. Zastanów się, w jaki sposób możesz polepszyć jego doświadczenie na każdym z tych etapów i jak możesz go pozytywnie zaskoczyć.

Jak zrobić dobre wrażenie na kliencie?

Pierwsze wrażenie jest najważniejsze. Klienci często oceniają firmę na podstawie pierwszego kontaktu, dlatego warto zadbać o profesjonalizm i spójność wizerunku od samego początku.

Dobre praktyki:

Profesjonalna identyfikacja wizualna: Upewnij się, że wszystkie materiały marketingowe, w tym strona internetowa, media społecznościowe i wizytówki, są spójne pod względem kolorystyki, logo i typografii.

Szybkość reakcji: Odpowiadaj na zapytania klientów jak najszybciej. To pokazuje, że szanujesz ich czas i jesteś gotów do współpracy.

Jakość pierwszego kontaktu: Dbaj o to, by pierwszy kontakt był miły i pomocny. Profesjonalizm i uprzejmość są kluczowe.

Przykład: Organizacja I'MPRO IMPRO dba o spójność wizerunku na wszystkich platformach. W swoich materiałach konsekwentnie używają granatowego i pomarańczowego, co natychmiast wyróżnia ich jako profesjonalistów i ułatwia ich zapamiętanie.

Szybkość i profesjonalizm odpowiedzi na zapytanie ofertowe

Kolejnym ważnym etapem jest odpowiedź na zapytanie klienta i przedstawienie oferty. To moment, w którym możesz pokazać swoją elastyczność, zrozumienie potrzeb klienta oraz dbałość o szczegóły.

Dobre praktyki:

Szybkość odpowiedzi: zwłaszcza w kontakcie z agencją eventową, szybkość odpowiedzi jest czynnikiem kluczowym, który wpływa na wybór podwykonawcy. Często agencja musi przygotować ofertę "na wczoraj", dlatego im szybciej wyślesz im ofertę, tym większa szansa, że to Ciebie wybiorą. W przyśpieszeniu wysyłki oferty może pomóc Ci wcześniej przygotowany szablon, w którym podmienisz tylko niektóre elementy i już prezentacja będzie gotowa.

Jakość odpowiedzi: odpowiadaj na wszystkie pytania klienta w sposób wyczerpujący i jasny. Klarowność i szczegółowość odpowiedzi pozwolą Ci zaoszczędzić czas na odpowiadanie na podstawowe pytania klientów. Dodatkowo klienci będą czuć się bezpieczniej, gdy otrzymają wyczerpującą odpowiedź.

Estetyka oferty: zadbaj o wygląd oferty. Estetyczna, przejrzysta i dobrze zaprojektowana oferta zwiększa szanse na pozytywną odpowiedź. Najlepiej jak ofertę prześlesz w formacie PDF.

Przykład: Jeżeli dostarczasz różne urządzenia na eventy, to możesz przygotować wcześniej dysk Google, w którym umieścisz zdjęcia proponowanych atrakcji. Takie rozwiązanie ułatwi pracę agencji eventowej i oczywiście klientowi będzie łatwiej w wyobrażeniu sobie, jak to urządzenia będą wyglądać na ich wydarzeniu.

Doświadczenie klienta w podczas eventu

Właściwa realizacja projektu to moment, w którym musisz wykazać się profesjonalizmem i zgodnością z przedstawioną ofertą. Dbałość o każdy detal jest tutaj kluczowa.

Dobre praktyki:

Zgodność z ustaleniami: upewnij się, że wszystko jest zgodne z ustaleniami i oferta została zrealizowana na najwyższym poziomie.

Komunikatywność: Bądź dostępny i komunikatywny przez cały czas trwania projektu. Klienci docenią Twoją gotowość do pomocy i szybką reakcję na ewentualne problemy.

Dodatkowe niespodzianki: Małe gesty mogą zrobić ogromne wrażenie.

Przykład: Jedna z firm animacyjnych, którą zatrudniliśmy podczas realizacji pikniku rodzinnego, po zakończeniu wydarzenia wręczyła nam drobny upominek. Było to m.in. ich brandowana zwykła teczka (w środku faktura), wizytówka oraz smycz do kluczy. Wydarzenie było 3 lata temu, a ja nadal przy kluczach mam ich smycz i cały czas o nich pamiętam. Taki pakiet kosztował pewnie mniej niż 4 zł/szt. a udało im się pozytywnie nas zaskoczyć i te wydane 4 zł pracują dla nich już kilka lat.

Jak utrzymać relacje z klientem po zakończeniu wydarzenia?

Współpraca nie musi kończyć się w momencie zakończenia wydarzenia. Łatwiej jest zdobyć zlecenie od tego samego klienta, niż od nowego. Dlatego warto od czasu do czasu przypomnieć się i np. zadzwonić lub napisać, czy planują inne wydarzenia albo kolejną edycję poprzedniego eventu.

Możesz ich również zaprosić do zapisania się na newsletter lub obserwowania w social mediach.

Podsumowanie jak zadbać o doświadczenie klientów w branży eventowej?

Zadbane doświadczenie klienta w branży eventowej jest kluczowe dla budowania lojalności, zdobywania pozytywnych rekomendacji i wyróżniania się na tle konkurencji.

Każdy etap współpracy – od pierwszego kontaktu, przez odpowiedzi na zapytania, realizację projektu, aż po kontynuację relacji po zakończeniu wydarzenia – może zostać zoptymalizowany poprzez drobne, ale znaczące usprawnienia.

Szybkość reakcji, spójność wizerunku, dbałość o jakość usługi i komunikację, a także pozytywne zaskakiwanie klientów, to elementy, które sprawiają, że Twoja firma zostanie zapamiętana i polecana dalej. Wykorzystaj powyższe wskazówki i przykłady, aby wzmocnić relacje z klientami, którzy zakochają się w Twojej marce.