Jak przygotować ofertę dla agencji eventowej?

Od 2020 roku pracuję w agencji eventowej. Przez ten czas zajmowałem się głównie kontaktowaniem się z podwykonawcami, wysyłaniem zapytań ofertowych i przygotowywaniem ofert dla klienta końcowego. Dodatkowo byłem i nadal jestem odpowiedzialny za wszelkie materiały graficzne, które pojawiają się na naszych wydarzeniach, ale dzisiaj nie o tym.

Rozmawiałem z wieloma podwykonawcami z różnych dziedzin. Artyści, animatorzy dla dzieci, firmy cateringowe, obiekty eventowe, firmy z różnymi atrakcjami i pewnie jeszcze więcej by się znalazło. Każda z tych firm miała własne podejście do przygotowania oferty i do kontaktu z organizatorem eventu. Jedni potrafili zaskoczyć pozytywnie, a drudzy negatywnie. Zależy mi na tym, żeby tych pozytywnych było jak najwięcej, dlatego dzielę się dobrymi praktykami, które zauważyłem. Dodatkowo ułatwi to mi i kolegom/koleżankom pracę.

Czego dowiesz się z tego artykułu?

• Jak przygotować ofertę dla agencji eventowej?

• Co zrobić po otrzymaniu zapytania ofertowego?

• Z jakich elementów powinna składać się oferta dla agencji eventowej?

• Na jakie aspekty zwrócić uwagę?

• Jakie są dobre praktyki przygotowywania ofert?

• Jakich błędów unikać?

Otrzymałeś maila z zapytaniem ofertowym, co dalej?

Po otrzymaniu wiadomości nie czekaj, chwytaj za telefon i dzwoń do potencjalnego zleceniodawcy. Numer powinieneś znaleźć w stopce, a jeżeli tam nie ma, to śmiało o niego poproś. Wykorzystaj rozmowę do zbudowania relacji. Przedstaw się, zapytaj o szczegóły zlecenia. Zadając trafne pytania, np. o grupę docelową imprezy, udowodnisz, że znasz się na swoim fachu i zależy Ci na dostarczeniu wysokiej jakości usługi. Jeżeli jest taka możliwość, to postaraj się  podpowiedzieć najlepsze rozwiązanie do danej sytuacji. W końcu to Ty jesteś ekspertem w swojej dziedzinie.

Dodatkowo możesz zapytać o budżet. W końcu w zależności od jego wysokości będziesz mógł określić, co możesz zaproponować w tej kwocie. Natomiast często jest tak, że agencje nie mają z góry określonego budżetu i dopiero zaczynają rozglądać się za danym elementem imprezy. W takim przypadku dobrze jest przesłać ofertę w wariantach cenowych.

W rozmowie poinformuj event managera, kiedy może spodziewać się oferty. Często firma eventowa pracuje pod presją czasu, dlatego im szybsza będzie Twoja reakcja, tym większa szansa na sprzedaż. Możesz usprawnić proces przygotowania oferty, korzystając z gotowych szablonów, w których będziesz mógł szybko edytować potrzebne informacje. Skontaktuj się ze mną, a z chęcią przygotuję taki szablon dla Ciebie. 

Cechy dobrej oferty dla agencji eventowej

Krótko i zwięźle. Nie ma potrzeby rozpisywania się szczegółowo na temat Twojego doświadczenia i historii firmy. Profesjonalna agencja eventowa już to prawdopodobnie sprawdziła na Twojej stronie internetowej i w Twoich social mediach. Skup się przede wszystkim na przekazaniu informacji na temat Twojej usługi.

Umieść dodatkowe techniczne informacje. W zależności od charakteru Twojej działalności dobrym pomysłem będzie umieszczenie technicznych informacji na temat np. wymiary urządzeń, przepustowość atrakcji, ilość obsługi, czas trwania show.

Zadbaj o dobry opis Twojej usługi. Często jest tak, że agencja musi sprzedać swojemu klientowi Twoją usługę. Im bardziej ułatwisz im to zadanie, tym dla Ciebie lepiej. Umieść w ofercie tekst, który agencja będzie mogła skopiować i dodać do swojej prezentacji. 

Zdjęcia i materiały wideo. Zainwestuj w profesjonalną sesję zdjęciową Twoich usług. Nic lepiej nie zbuduje zaufania i zwizualizuje tego co robisz niż zdjęcia czy krótki film. Dodatkowo świetnym rozwiązaniem, z jakim się spotkałem, jest przygotowanie folderu ze zdjęciami i przesłanie linku. Dzięki temu agencja eventowa będzie mogła wybrać takie zdjęcia, które będą pasowały do ich oferty. Jako wideo możesz przygotować krótki 1-minutowy showreel, który w dynamiczny sposób pokaże, czym się zajmujesz i odda charakter Twojej marki.

Prezentacja w formacie PDF. Wykorzystując ten format, masz pewność, że Twoja oferta eventowa zostanie otworzona w niezmienionej formie. Wszelkie animacje, przejścia i inne bajery są zbędne. Zadbaj o to, żeby plik nie ważył zbyt dużo.

Cennik. Umieszczaj w wycenie informację, czy podana kwota jest netto, czy brutto i jaka jest ewentualna stawka VAT. Jeżeli nie było określonego budżetu, to dobrym pomysłem będzie przedstawienie oferty w 3 wariantach cenowych. Jeśli masz taką możliwość, zaznacz w ofercie eventowej, że są to przykładowe pakiety i można je dostosować pod oczekiwania i budżet klienta. Dzięki takiemu zagraniu unikniesz sytuacji, w której zaproponowana przez Ciebie kwota będzie poza budżetem.

Co po wysłaniu oferty?

Chwilę po wysłaniu oferty zadzwoń do organizatorów imprezy. Upewnij się, że wiadomość na pewno do nich dotarła i zapytaj, w jakim terminie możesz spodziewać się odpowiedzi. Bądź w kontakcie z agencją. Zapewnij, że jakby mieli jakieś pytania albo potrzebowali rady, to śmiało mogą do Ciebie zadzwonić. Postaraj się zbudować relację i być dla nich doradcą, a w przyszłości pojawią się kolejne okazje do współpracy.

Bądź doradcą i ekspertem w swojej branży

Nawet najbardziej doświadczona agencja może nie posiadać pełnej wiedzy na temat Twojej usługi. Może okazać się, że Twoja usługa niekoniecznie będzie pasować do uczestników eventu albo lokalizacja imprezy nie pozwoli Ci dostarczyć wysokiej jakości usługi. Nie bój się powiedzieć agencji, że to nie jest dobry pomysł.

Rok temu organizowaliśmy imprezę integracyjną dla firmy. Szukaliśmy jednej atrakcji, na której klientowi mocno zależało w briefie. Udało nam się znaleźć dwie firmy, które świadczyły tego typu usługi i były blisko. Pierwsza firma właściwie od razu powiedziała, że nie ma żadnego problemu i mogą to zrobić za daną kwotę. Nie padły żadne pytania z ich strony. Natomiast druga firma zaczęła pytać nas o szczegóły wydarzenia. Okazało się, że przez drobne aspekty danej lokalizacji przeprowadzenie tej atrakcji, może okazać się bardzo utrudnione i nie wywoła zamierzonego efektu. Ostatecznie, po wielu rozmowach i kreatywnych rozwiązaniach, wspólnie udało nam się wszystko dostosować. Atrakcja została przeprowadzona bez żadnego problemu, spełniliśmy oczekiwania klienta i uczestników imprezy.

Dzięki temu, że firma starała nam się jak najlepiej doradzić i zbudowała z nami partnerską relację, zorganizowali z nami już nie jedną imprezę. Dodatkowo są przez nas polecani innym zaprzyjaźnionym agencjom. 

O czym dodatkowo warto pamiętać?

Wyróżnij się na tle pozostałych. Jednym z zadań agencji eventowej jest znalezienie optymalnego rozwiązania pod dany event. W tym celu kontaktują się z wieloma podwykonawcami. Jeżeli otrzymałeś zapytanie, to możesz być pewny, że zostało ono jeszcze wysłane do Twojej konkurencji. Dlatego zadbaj o to, żeby nie było możliwości pomylenia Cię z kimś innym. Zainwestuj w odpowiedni branding, stronę internetową, materiały w social mediach i zdjęcia.

Agencja pośredniczy w sprzedaży Twoich usług. Dlatego postaraj się jak najbardziej ułatwić im proces sprzedaż. Zadbaj o zdjęcia, opisy usług i bądź dla nich doradcą. Może okazać się, że dobrą strategią będzie stworzenie oddzielnego cennika dla agencji eventowych. Niestety, ale często agencje muszą konkurować ceną, dlatego obniżenie nieco stawki może zagwarantować Ci sukces. Może i zarobisz na pojedynczym wydarzeniu trochę mniej, natomiast udana współpraca z agencją, gwarantuje Ci kolejne zlecenia w przyszłości. Możesz potraktować to jako inwestycję i liczyć na efekt skali.

Zadbaj o stronę internetową. Agencja szuka podwykonawców na swój event głównie za pomocą wyszukiwarki Google. Nic bardziej nie zniechęca do kontaktu niż przestarzała strona www. Taka strona może skutecznie zasugerować, że firma już nie działa na rynku. Kolejnym częstym błędem jest problem ze znalezieniem informacji na temat usługi i firmy. Strona internetowa jest jednym z najważniejszych narzędzi w sprzedaży usług dla branży eventowej. Zadbaj o nią, a będzie dla Ciebie pracować przez długie lata. Jeżeli masz pytania w tym zakresie, to zapraszam do kontaktu.

Jakich błędów unikać?

Unikaj ścian tekstu. Nikt nie chce w ofercie czytać wypracowań na kilka stron. Postaraj się jak najbardziej skondensować treść do najważniejszych elementów. Korzystaj z nagłówków, pogrubień i list punktowanych.

Nie pisz oferty w treści maila. Jest niewielka liczba działalności, w których ofertę można przedstawić za pomocą 2 zdań w treści maila. Jeżeli Twoja usługa jest nieco bardziej rozbudowana, to wyślij swoją ofertę eventową jako załącznik w formacie PDF.

Brak zdjęć. Zdjęcia są w stanie wyrazić znacznie lepiej i szybciej czym się zajmujesz niż tekst. Brak zdjęć może spowodować problem z wyobrażeniem sobie Twojej usługi i zbudować błędne oczekiwania, dlatego kluczem do sukcesu mogą okazać się zdjęcia wykonane przez profesjonalistę.

Źle poprowadzona rozmowa telefoniczna. Dobra rozmowa może spowodować, że to właśnie z Tobą agencja będzie chciała współpracować. Postaraj się wywrzeć na odbiorcy dobre i sympatyczne wrażenie. Bądź profesjonalistą i w miarę możliwości staraj się doradzać i zbudować relację. 

Jeżeli chcesz dowiedzieć się na co zwrócić uwagę podczas współpracy z agencją eventową to na ten temat napisałem oddzielny wpis Jak pracować z agencjami eventowymi? 5 błędów podwykonawców.

A więc jak przygotować ofertę dla agencji eventowej?

Podsumowując, jak przygotować ofertę dla agencji eventowej? Twoja oferta powinna być klarowna i łatwa do zrozumienia. Dodatkowo:

• Oferta powinna dobrze opisać to, co masz do zaoferowania.

• Zdjęcia i materiały wideo są kluczowe, aby skutecznie przedstawić swoje usługi. 

• Po wysłaniu oferty, nie zapominaj o kontakcie z agencją.

• Bądź dostępny i gotów do odpowiedzi na pytania czy udzielenia wsparcia.

• Buduj relacje i staraj się być doradcą.

• Wyróżnij się na tle konkurencji.

• Zainwestuj w branding, stronę internetową i bądź aktywny w social mediach.

• Unikaj błędów takich jak zbyt długi tekst, brak zdjęć czy źle prowadzone rozmowy telefoniczne.

Skontaktuj się ze mną i stwórzmy ofertę, która pozytywnie zaskoczy agencje eventowe.